SIRH | Les 10 éléments à connaitre absolument avant de se lancer

Voici une liste des 10 choses à savoir avant de se lancer dans la mise en place d’un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) :

1.Définir les besoins de l’entreprise

Pour définir les besoins d’une entreprise lorsqu’il s’agit de choisir un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH), il est important de prendre en compte les processus de gestion des ressources humaines actuels de l’organisation, les objectifs à long terme de cette dernière et, souvent sa GPEC interne. Il est également important de considérer les fonctionnalités clés que le SIRH doit inclure, telles que la gestion des embauches, la gestion des compétences, la gestion des absences et la gestion des paies.

Il est également essentiel de considérer les besoins en matière de reporting, d’analyse et de conformité réglementaire. Il est recommandé de consulter les employés de l’entreprise pour identifier les besoins spécifiques et de consulter des experts en SIRH pour obtenir des conseils sur les différentes options disponibles.

2.Évaluer les fonctionnalités

Les fonctionnalités d’un logiciel RH peuvent s’avérer extrêmement larges et complexes. Il convient tout d’abord de dessiner en interne un périmètre en fonction de vos besoins prioritaires. Ces besoins peuvent varier en fonction de plusieurs critères, comme la maturité RH de votre organisation, le niveau de digitalisation actuel de vos process et par exemple les tâches à faible valeur ajoutée ou vous perdez un temps infini et qui pourrait être automatisées.

Certaines auront, par exemple, besoin de digitaliser tout d’abord toute leur Gestion Administrative et d’autres qui connaissent de gros besoins en terme de recrutement privilégierons un ATS pour automatiser une grosse partie du recrutement.

La très grande majorité des SIRH sont proposés “à la carte” ce qui vous permet de choisir à votre convenance, les briques ou modules dont vous avez d’abord besoin.

3.Prendre en compte la “scalabilité”

La scalabilité d’un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) “terme barbare je vous l’accorde mais très présent chez les éditeurs et intégrateurs de solutions de gestion des Ressources Humaines”, fait référence à sa capacité à évoluer et à s’adapter aux besoins croissants de l’organisation en termes de nombre d’utilisateurs, de fonctionnalités et de données.

Il est important de s’assurer que le SIRH choisi est capable d’accompagner l’évolution de votre organisation, afin de minimiser les coûts et les perturbations liés à la migration vers un nouveau système.

Assurez vous de toujours demander aux éditeurs la “roadmap produit” (ils n’aiment pas trop évoquer ces sujets là), la liste des solutions avec lesquelles leur produit a déjà une interface (Les solutions externes de toute nature avec lesquelles une connexion a déjà été conçue), les seuils ou paliers du nombre d’utilisateurs avec les prix en cas d’augmentation du nombre d’utilisateurs, et assurez vous autant que vous pouvez de la santé économique de vos interlocuteurs afin de ne pas vous retrouver à terme avec une solution de gestion des Ressources Humaines dont la maintenance et les mises à jour ne sont plus assurées.

4.Sécurité des données

La sécurité des données est cruciale pour tout système d’information de gestion des ressources humaines (sirh définition), car il contient des informations sensibles sur les employés de l’entreprise, telles que les informations de paie, les informations de santé et les informations de contact. Il est important de s’assurer que le SIRH choisi dispose de mesures de sécurité adéquates pour protéger ces données contre les accès non autorisés, les pertes et les fuites.

La partie RGPD est également fondamentale. Assurez vous que vos interlocuteurs intègrent cette donnée cruciale. Si vous interlocuteurs ne sont pas européens faites un focus particulier sur le sujet avec eux.

Il y a plusieurs mesures de sécurité que les SIRH peuvent mettre en place pour protéger les données, telles que :

• Cryptage des données : Le cryptage des données empêche les personnes non autorisées d’accéder aux données en les rendant illisibles.
• Authentification des utilisateurs : L’authentification des utilisateurs permet de vérifier l’identité des utilisateurs avant de leur donner accès aux données.
• Contrôles d’accès : Les contrôles d’accès permettent de limiter les personnes qui peuvent accéder aux données en fonction de leur rôle et de leurs autorisations.
• Sauvegarde des données : La sauvegarde des données permet de restaurer les données en cas de perte ou de corruption.
• Surveillance et journalisation : La surveillance et la journalisation permettent de détecter les tentatives d’accès non autorisé et de tracer les activités des utilisateurs pour des fins de conformité et de sécurité.

5.Intégration avec d’autres systèmes

Il est important de s’assurer que le système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH) choisi dispose de capacités d’intégration avec d’autres systèmes de l’entreprise pour améliorer l’efficacité des processus de gestion des ressources humaines et éviter les doublons de saisie de données. Voici quelques étapes pour vérifier la possibilité d’intégration d’un SIRH:

• Identifier les systèmes avec lesquels vous souhaitez intégrer le SIRH : Il est important de comprendre les autres systèmes de l’entreprise que vous souhaitez intégrer avec le SIRH, tels que les systèmes de paie, la gestion des temps et activité, votre plateforme de communication interne etc.
• Vérifier les options d’intégration du SIRH : Il est important de vérifier les options d’intégration disponibles pour le SIRH que vous envisagez de sélectionner, comme les API ou les connecteurs.
• Demander des exemples d’intégrations réussies : Il est utile de demander des exemples d’intégrations réussies pour vous assurer que le SIRH a déjà été intégré avec des systèmes similaires à ceux de votre entreprise.
• Demander des informations sur les coûts d’intégration : Il est important de demander des informations sur les coûts d’intégration pour vous assurer que l’intégration est rentable pour votre entreprise. Les coûts sont souvent très élévés car les éditeurs ne souhaitent pas se lancer sur ce type de chantier surtout si une des solutions que vous avez en interne est très peu présente sur le marché.

6.Coût

Eléments cruciaux, les coûts lors de la sélection d’un système d’information de gestion des ressources humaines (SIRH), doivent être impérativement analysés car cela peut avoir un impact significatif sur les finances de l’entreprise. Il existe plusieurs coûts à considérer lors de l’évaluation des différents SIRH, notamment :

• Coûts d’acquisition : Le coût de l’achat ou de l’abonnement au SIRH, ainsi que les coûts liés à la mise en place du système, tels que les coûts de configuration et de personnalisation.
• Coûts de maintenance : Les coûts liés à la maintenance du système, tels que les coûts de mise à jour, de dépannage et de support technique.
• Coûts de formation : Les coûts liés à la formation des utilisateurs pour utiliser efficacement le système.
• Coûts de migration : Les coûts liés à la migration des données et des utilisateurs vers un nouveau système.
• Coûts de conformité : Les coûts liés à la conformité réglementaire et à la sécurité des données pour s’assurer que le système est conforme aux normes en vigueur.

7.Support et assistance

Pour certains éditeurs vous ne serez qu’un nouveau client ajouté aux références et pour d’autres vous serez chouchouté. Il s’agit de prendre certaines précautions afin que vous puissiez garder ce lien de confiance à long terme avec votre éditeur.

Par exemple, n’ayez pas peur d’exiger que votre interlocuteur dans le cadre du support de l’assistance soit toujours le même. En effet, celui-ci connaitra parfaitement votre environnement et vous gagnerez un temps précieux lors de vos échanges.

Assurez vous également d’avoir un interlocuteur qui dispose déjà d’une certaine expérience et qui ne reliera pas au téléphone un tutoriel interne qui sera complétement hors sujet par rapport à votre besoins.

Dernière chose, assurez vous des SLA avec votre éditeurs, à savoir, un engagement en terme de délai de réponse par rapport à votre requête. C’est d’ailleurs un élément à spécifier au contrat.

8.Choix entre un SIRH sur site ou en cloud

La très grande majorité des organisations s’orientent depuis quelques années vers le cloud, mais pour une minorité (Industries, groupes internationaux, sociétés dans les technologies de pointes..) le dilemme peut apparaitre mais c’est souvent le département IT qui dictera le choix sur les différents types de SIRH.

9.Personnalisation

1. Vérifier les options de personnalisation du SIRH : Il est important de vérifier les options de personnalisation disponibles pour le SIRH, telles que les paramètres de configuration, les options de personnalisation des rapports, les modèles de formulaire, l’intégration de votre logo et de votre charte graphique,…
2. Demander des exemples de personnalisations réussies : Il est utile de demander des exemples de personnalisations réussies pour vous assurer que le SIRH a déjà été personnalisé pour des entreprises similaires à la vôtre
3. Demander des informations sur les coûts de personnalisation : Il est important de demander des informations sur les coûts de personnalisation pour évaluer les coûts à long terme liés à l’utilisation du système.
4. Assurer une assistance technique pour la personnalisation : Il est important de s’assurer que le SIRH choisi dispose d’une assistance technique pour vous aider à mettre en place les personnalisations.

10.Temps de mise en place

N’acceptez de recevoir une offre pour le SIRH que vous envisager de mettre en place que si celle-ci comporte une “hypothèse de planning” afin de déterminer le temps nécessaire pour la mise en place du SIRH au sein de votre organisation avec une date de mise en production.

Assurez vous également du délai de démarrage du projet qui peut varier en fonction de la disponibilité des ressources de l’éditeur ou de l’intégrateur.

N’hésitez pas également à demander les CV des consultants qui seront staffés pour votre projet et assurez vous qu’ils disposent déjà d’expérience nécessaires dans des environnements comme le votre.

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